Al interior de la organizaciones publicas o privadas los Archivos juegan un papel esencial, lejos de aquella imagen que los concibe y situa como depositos de papeles inutiles, los Archivos son, o mas bien deberian ser, conciderados como el autentico reflejo de las instituciones. En efecto mas alla de la imagen historica a que se condena a los Archivos estos no son mas que la imagen propia de la institucion que los produce.
…(Los archivos son vistos desde el punto de vista utilitario y por lo tanto, requieren una valoración utilitaria basada en una valoración de uso; la que considera el análisis del uso por el cual los archivos fueron colocados por la sociedad que los creó en el continium de su existencia, determinada, continuada o terminada sobre la base de la utilidad. (Eastwood 1992: 83)
Dentro de otra corriente se sitúa la llamada "estrategia de la documentación" articulada en la década del ochenta por Helen Samuels y que busca proporcionar un mecanismo para una cuidadosa y sistemática reducción de la masa documental mediante la utilización de un conjunto de criterios de selección que toma en cuenta la naturaleza específica de la información moderna registrada. Parte del supuesto de que, la valoración es un trabajo de análisis cuidadoso y de erudición y no un mero procedimiento para determinar qué documentos son más representativos para documentar toda la sociedad, como una forma de complementar los métodos tradicionales de valoración.
Desde el punto de vista de este enfoque, tanto los creadores de documentos como los administradores y los usuarios, buscan retener aquella documentación que refleje alguna área del esfuerzo humano partiendo del análisis del universo a ser documentado mediante la comprensión de los problemas documentales inherentes y la formulación de un plan que permita una adecuada documentación, ya sea de un asunto, una actividad o de un área geográfica.)
El texto nos da una visión sobre la importancia y trascendencia histórica que desempeñan los Archivos en la sociedad y en las entidades productoras de información, desde un punto de vista como lo es el de la Valoración, ellos mismos como fondos documentales y fuentes de información organizada con criterios establecidos para su conservación, custodia, acceso y divulgación constituyen la memoria y testimonio de la evolución Archivística.
En nuestro país se dio un paso fundamental hacia una nueva política archivística global con la expedición de la ley 80 de 1989. Esta norma creó el Archivo General de la Nación, a partir del Archivo Histórico Nacional, dispuso la construcción de su sede y estableció el Sistema Nacional de Archivos; partió del concepto del "archivo total", que alude no sólo a las diferentes etapas del ciclo vital del documento, sino a los diferentes soportes en que se pueda hallar la información.
Desde el punto de vista Administrativo los Archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus labores, Como parte Investigativa los Archivos se convierten en la fuente de información primaria, para descubrir la verdad y para encontrar versiones de acontecimientos pasados.
Mientras que en la Comunidad y el Estado al estar debidamente organizados los Archivos documentan los derechos y deberes de cada persona nacida en Colombia y como estado en la conservación de los registros realizados en convenios o acuerdos internacionales. En la medida en que la sociedad, mediante el trabajo del investigador se acerque a la comprensión de su pasado, entenderá mejor su tiempo vital y se proyectará hacia el futuro.
Desde sus orígenes los Archivos documentan la vida de las comunidades y las naciones a las cuales pertenecen sustentando la identidad no solo el patrimonio documental sino el patrimonio culturas del país.
Entonces de acuerdo con el texto podemos racionalizar y controlar la producción y trámite documental, homogenizar los procesos y superar la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios y técnicas seguidos en el quehacer archivístico. De esta forma la Ley, al reiterar el valor patrimonial de la memoria histórica, reivindica el papel estratégico de los archivos para la administración.
El archivista de hoy, sin dejar de preocuparse por la conservación y servicio al patrimonio ya formado, ha establecido o restablecido, vínculos particularmente estrechos con las entidades de donde emanan los documentos. Poco a poco se viene advirtiendo la necesidad de que le archivista ejerza un control y una supervisión sobre los “archivos en formación” para una mejor disposición final e incremento del patrimonio documental de la Nación.
La misión moderna de los archivos deviene del concepto de este como un establecimiento de carácter científico, encargado de funciones administrativas. Son dos funciones importantes, dos caras de la misma moneda. Por eso el eje principal de los archivos es mirar el pasado presente y futuro.
Les dejo un enlace para que puedan conocer un poco mas sobre los Archivos:
Jorge Ernesto Cardenas Calderon
-Tec. profesional en Archivistica. SENA
-Estudiante Ciencias de la informacion y la Documentacion
Bibliotecologia y Archivistica. U. del Quindio VIII Semestre
-Agremiado: Asociacion Amigos Archivo General de la Nacion
